Wydatki pod
pełną kontrolą
bez arkuszy
Firmy tracą dziesiątki godzin miesięcznie na ręczne przetwarzanie faktur i raportów kosztowych. wywilio porządkuje ten proces - od rejestracji po zatwierdzenie - bez zbędnych kroków.
Czym kierujemy się w pracy
Integracja z istniejącymi systemami
Nie wymagamy wymiany całego środowiska IT. Podłączamy się do tego, co już działa - ERP, systemy bankowe, narzędzia księgowe.
Procesy w czasie rzeczywistym
Zatwierdzenia i powiadomienia trafiają do właściwych osób w ciągu sekund, nie dni. Opóźnienia w obiegu dokumentów przestają być problemem.
Widoczność kosztów
Każdy wydatek jest kategoryzowany i przypisany do centrum kosztów automatycznie. Raport miesięczny przestaje być projektem samym w sobie.
Gdzie najczęściej pojawiają się straty
- Ręczne przepisywanie danych z faktur do systemów finansowych 01
- Brak jednego miejsca do śledzenia statusu zatwierdzenia 02
- Rozliczenia projektowe wymagające ręcznego przypisania kosztów 03
- Opóźnione raporty kosztowe blokujące decyzje zarządcze 04
Co zmienia się po wdrożeniu
Automatyzacja nie eliminuje ludzi z procesu - przenosi ich uwagę na decyzje, które faktycznie wymagają myślenia. Rutynowe kroki wykonuje system, wyjątki trafiają do człowieka.
Typowe zmiany po 60 dniach
średni czas zatwierdzenia faktury zamiast kilku dni
typowy czas od uruchomienia do pierwszych automatycznych przepływów
formatów dokumentów obsługiwanych bez konfiguracji po stronie klienta
dostęp do aktualnych danych kosztowych bez generowania raportów
Kto i w jakim kontekście pracuje z wywilio
Klientami są głównie firmy z rozproszonymi zespołami, gdzie kontrola kosztów jest utrudniona przez brak jednego źródła danych. Pracujemy zarówno z działami finansów, jak i z zarządami, które chcą widzieć koszty w czasie rzeczywistym.
.jpg)
Radosław Kwiatkowski
Konsultant ds. automatyzacji
Zaczęliśmy od jednego procesu - zatwierdzania faktur kosztowych. Trzy miesiące później cały dział przestał używać arkuszy do czegokolwiek związanego z wydatkami. Nie dlatego, że ktoś nakazał, tylko dlatego, że nowe rozwiązanie po prostu działało szybciej.
Beata Wójcik - Dyrektor finansowy, firma produkcyjna, 180 pracowników
Firmy wielooddziałowe
Gdy wydatki powstają w różnych lokalizacjach, a zatwierdzenia wymagają koordynacji między miastami lub krajami.
Szybko rosnące organizacje
Procesy ręczne, które działały przy 20 osobach, przestają wystarczać przy 80. Automatyzacja skaluje się razem z firmą.
Projekty z budżetami
Gdy koszty muszą być przypisane do konkretnych projektów lub klientów, a nie tylko do ogólnych kategorii księgowych.
Praca zdalna i hybrydowa
Pracownicy przesyłają dokumenty z różnych miejsc - system przetwarza je niezależnie od tego, gdzie ktoś fizycznie jest.
